事務職の職務経歴書｜「書けることが無い」と感じたら

職務経歴書を前にして手が止まる。事務職の方から、いちばんよく聞く悩みです。

「電話を取って、書類を作って、来客にお茶を出して」——毎日やっているのに、書こうとすると一行も出てこない。これは経験が無いのではなく、やっていることを仕事の言葉に置き換えていないだけです。

まず、思い出す順番を変える

「何ができるか」から考えると止まります。「先月の自分が何をしたか」から思い出してください。

• 先月、電話を何本くらい取ったか
• どんな書類を、月に何件作ったか
• 誰から頼まれ、誰に渡していたか
• 自分が抜けたら、誰が困るか

最後の問いが効きます。自分が休んだときに止まるものが、あなたの担当している仕事です。

事務の仕事を「数字」にする

営業のように売上が出ないから書けない、と言われます。けれど事務にも数字はあります。売上でなくてよいのです。

正確に数えられなくてかまいません。「約」「およそ」を付けて、自分で説明できる根拠を持っておけば十分です。面接で「どう数えましたか」と聞かれて答えられればよいのです。

書き換えてみる

左が最初に出てくる言葉、右が職務経歴書の言葉です。

コツは、「何を」「どのくらい」「どこまで」の3つを入れることです。「書類を作っていた」では、指示どおり打ち込んでいたのか、内容を判断して作っていたのかが伝わりません。

「頑張りました」は書かない

事務職の職務経歴書でいちばん多いのが、この形です。

常に笑顔で明るく対応することを心がけ、誰からも信頼される存在となるよう努力してまいりました。

悪いことは何も言っていません。ただ、誰が書いても同じ文章になります。読む側は、何をどこまでできる人なのかを知りたくて読んでいます。

心がけを書くなら、それが表れた事実とセットにします。

電話は3コール以内に取ることを部署の目安とし、自分が不在の際の取次ぎ手順を一覧にして共有した。

職務要約は最後に書く

いちばん上に来る「職務要約」は、最後に書くほうが早く終わります。下に書いた内容から、太い順に3つ拾って並べるだけです。

3年間、30名規模の営業部で庶務全般を担当。見積・請求・納品の3帳票の作成（月約120件）と、1日約40件の電話一次対応を中心に、新入社員2名のOJTも担当しました。

先に要約から書こうとすると、まとめる材料がないので止まります。

資格の欄が埋まらないとき

事務職の方から「資格欄に書くものが無い」という相談もよく受けます。

まず、資格欄が空でも職務経歴書は成立します。上に書いた「何を」「どのくらい」「どこまで」が書けていれば、そちらのほうがよほど強い材料です。資格を埋めるために慌てて何かを取る必要はありません。

そのうえで、実務の知識を形にしておきたい場合は、体系的に確かめられる手段があります。オフィスワーク検定は、ビジネスマナー・オフィス事務・接客受付という、まさにこの記事で挙げた範囲を扱う検定です。合格するとデジタル認定証が発行され、職務経歴書やオンラインのプロフィールに記載できます。

「経験はあるが、示すものが無い」という状態を埋める選択肢のひとつとして、頭の片隅に置いておいてください。

提出前に見るところ

• 会社名・在籍期間・部署名に誤りがないか
• 数字の根拠を自分で説明できるか（面接で必ず聞かれる）
• 1枚か2枚に収まっているか（事務職なら2枚までが目安）
• 前職の社名や取引先名を、書いてよい範囲にとどめているか
• 誤字脱字。とくに応募先の会社名

最後の一点だけは、何度読み返しても足りません。使い回した前の応募先の名前が残っていると、それだけで読まれなくなります。